SWOT จึงเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ที่ใช้ในการประเมินสถานการณ์
โดยเป็นการวิเคราะห์ภาพรวมทั้งปัจจัยภายใน ภายนอกองค์กร เพื่อค้นหาจุดแข็ง จุดอ่อน
โอกาส และอุปสรรคในการดำเนินธุรกิจขององค์กร ซึ่งจะเป็นเพื่อประโยชน์ในการกำหนดกลยุทธ์ในระดับองค์กร
โดยทั่วไปนิยมเรียกการวิเคราะห์สถานการณ์ว่า SWOT Analysis ซึ่งประกอบไปด้วยการวิเคราะห์ปัจจัย
4 อย่าง คือ
การวิเคราะห์จุดแข็ง
(Strength)
เป็นการพิจารณาจุดเด่นขององค์กร
ซึ่งพิจารณาได้จาก 4Ps
ขององค์กร และสภาพแวดล้อมภายในองค์กร หมายถึง
ข้อได้เปรียบขององค์กรเหนือคู่แข่งขันที่องค์กรสามารถมาใช้ในการดำเนินธุรกิจในตลาดหรืออุตสาหกรรมนั้น
การวิเคราะห์จุดอ่อน
(Weakness) เป็นการพิจารณาหาจุดอ่อน
ข้อเสีย หรือปัญหาขององค์กรที่เกิดขึ้นจากสภาพแวดล้อมภายในองค์กร หมายถึง
สิ่งที่องค์กรยังขาดหรือด้อยกว่าคู่แข่งขันหรืออยู่ในสภาพเสียเปรียบ
อันเป็นปัญหาหรืออุปสรรคในการดำเนินงาน
การวิเคราะห์โอกาส
(Opportunity) เป็นการพิจารณาปัจจัยภายนอกองค์กร
เพื่อหาข้อได้เปรียบในการแข่งขันซึ่งเอื้อประโยชน์หรือช่วยสนับสนุนให้กับองค์กรประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ
หมายถึง ปัจจัยหรือสถานการณ์ภายนอกที่มีส่วนช่วยให้องค์กรสามารถใช้ความพยายาม
เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้หรือมากกว่าที่มุ่งหวังไว้อย่างมาก โอกาสขององค์กรที่เป็นไปได้
การวิเคราะอุปสรรคหรือภัยคุกคาม
(Threats) เป็นการพิจารณาสถานการณ์ภายนอกที่มีเป็นอุปสรรคในการดำเนินธุรกิจขององค์กรและทำให้องค์กรเสียเปรียบคู่แข่งขัน
หมายถึง ปัจจัยภายนอกซึ่งอาจมีผลกระทบทำให้องค์กรประสบความล้มเหลว
ไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ สำหรับอุปสรรคหรือภัยคุกคามภายนอกที่อาจเกิดขึ้นได้
ซึ่งจะมีผลกระทบต่อสวัสดิการองค์กร ได้แก่ คู่แข่งขนในตลาด
มีฐานลูกค้าเก่าอยู่ทำให้เป็นอุปสรรคอย่างมากในการที่จะให้ลุกค้าจากบริษัทอื่นๆ
